Cookie- en privacybeleid
BONDIS is een distributeur van industriële onderhoudsproducten, waaronder smeermiddelen.
Voor onze onderneming dienen wij persoonsgegevens te verwerken.
Wij verklaren dat onze activiteiten in overeenstemming zijn met de vigerende privacywetgeving, die voornamelijk geregeld wordt door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of de Engelse afkorting GDPR).
Om deze reden willen we u zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met uw persoonsgegevens gebeurt.
Hieronder vindt u informatie over welke gegevens wij over u verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat uw privacy-rechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.
WIE WE ZIJN
- Wij zijn BONDIS bv, besloten vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te 2630 AARTSELAAR, Cleydaellaan 16/1 en ingeschreven in de KBO onder het nummer 0415.509.297, (hierna “BONDIS” en “wij of we”).
- Voor de gegevens die via onze website en webshop en social media verwerkt worden zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.
TOEPASSELIJKHEID
- Dit Privacybeleid, met inbegrip van ons cookiebeleid, is van toepassing op alle activiteiten van BONDIS, waaronder onze website, webshop, social media, en alle andere aan BONDIS gerelateerde websites, berichten, en diensten (hierna gezamenlijk “Website”), tenzij waar anders vermeld.
- Door o.a. wijzigende wetgeving, technologische evoluties, wijzigingen in ons beleid, kunnen wij dit Privacybeleid geheel of gedeeltelijk aanpassen, waarvan wij u in kennis stellen. In ieder geval is steeds de laatste versie die wij op de Website plaatsen van toepassing. Als u de Website blijft gebruiken nadat we een kennisgeving over onze wijzigingen in dit Privacybeleid hebben gepubliceerd of verzonden, erkent u dat dit betekent dat het verzamelen, gebruiken en delen van uw persoonlijke gegevens onder het bijgewerkte Privacybeleid vallen vanaf de ingangsdatum.
WAT IS VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS?
- Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.
Welke Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt?
- Wij bewaren en verwerken de aan ons verstrekte persoonlijke gegevens slechts in de mate die nodig is voor het direct initiëren en verwerken van zakelijke transacties binnen onze onderneming.
De persoonsgegevens die u met ons deelt
- We verwerken de persoonsgegevens die u ons zelf geeft. Dit kan telefonisch (bijvoorbeeld wanneer u ons belt), schriftelijk (bijvoorbeeld wanneer u ons een brief of e-mail stuurt, of ons via de Website contacteert), elektronisch (bijvoorbeeld bij het uitlezen van uw e-ID via een ondertekeningsapplicatie) of mondeling (bijv. tijdens een bespreking). Bij het plaatsen van een bestelling via de webshop of bij het aanmaken van een account moet u gegevens opgeven, waaronder uw naam, uw e-mailadres en/of mobiele nummer, uw betalings- en facturatiegegevens, en desgevallend een wachtwoord. Wij kunnen daarbij overgaan tot een geautomatiseerde gegevensverwerking.
De persoonsgegevens die wij verzamelen
- Om onze onderneming te voeren dienen wij opzoekingen te verrichten in diverse databanken die ofwel publiek door iedereen te consulteren zijn (vb. Belgisch Staatsblad, KBO), dan wel beperkt toegankelijk dan wel privédatabanken (vb. Graydon of andere bedrijfsgegevensdatabanken) dan wel gegevens die vrij op het internet terug te vinden zijn (vb. websites). Daarnaast kunnen wij ook via uw bezoek aan onze Website of uw gebruik van onze (online) diensten gegevens verzamelen.
De persoonsgegevens die wij verkrijgen van derden
- Daarnaast vragen wij mogelijks gegevens op bij derden om bepaalde taken uit te voeren. Wij verkrijgen ook gegevens via tussenpersonen (bijv. uitzendkantoren).
Categorieën persoonsgegevens
- Wij onderscheiden verschillende types persoonsgegevens, die met elkaar gecombineerd kunnen worden:
- Identificatie- en contactgegevens: dit zijn de gegevens die ons toelaten om u als klant, werknemer, zelfstandig dienstverstrekker,… te identificeren en te contacteren (bijvoorbeeld uw naam, geboorteplaats- en datum, nationaliteit, verblijfsstatus, burgerlijke staat en andere gegevens die vermeld zijn op identificatiedocumenten, uw adres, e-mailadres en telefoonnummer);
- Facturatiegegevens: dit zijn gegevens die ons toelaten om onze diensten correct te kunnen aanrekenen, zoals facturatieadres, ondernemingsnummer, of u al dan niet btw-plichtig bent;
- Voorkeuren en interesses: dit zijn gegevens met betrekking tot uw activiteiten of uw situatie aan de hand waarvan wij u nieuwsbrieven kunnen toezenden die voor u en uw activiteiten van belang kunnen zijn;
- Identificatiegegevens van uw (mobiele) toestel: wij registreren uw bezoek en gebruik van onze Website. Hiervoor gebruiken wij cookies, aanmeldgegevens, gegevens over uw toestel en IP-adressen. Voor het gebruik hiervan verwijzen wij naar ons cookiebeleid. Bij gebruik van mobiele toestellen verwerken wij gegevens over uw mobiel netwerk en mobiel toestel, met inbegrip van uw locatie, om het gebruik van de Website via mobiele toestellen mogelijk te maken.
waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wanneer u ons contacteert of wij u contacteren
- Indien u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld om een afspraak te beleggen, of u wenst onze nieuwsbrieven te ontvangen of ons te volgen via sociale media, hebben wij uw identiteits- en contactgegevens nodig. Alle informatie die wij over u ontvangen, gebruiken we alleen om u van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals u dat wilt. Indien u actief bent bij een dienstenverstrekker of leverancier van goederen (vb. verkoopdienst) op wie wij mogelijks een beroep wensen te doen, dan noteren wij ook uw identiteits- en contactgegevens.
In het kader van onze onderneming
- Bij de voorbereiding, uitvoering en beëindiging van onze overeenkomsten dienen wij over de gegevens te beschikken van onze klanten en andere bij de overeenkomst betrokken derden. Wij dienen deze personen te kunnen identificeren en de gegevens te verwerken die noodzakelijk of dienstig kunnen zijn in het kader van de onderhandeling, contractsluiting en uitvoering van de overeenkomst.
Wij gebruiken uw gegevens ook voor administratie (waaronder facturatie).
Wij kunnen ook uw beoordelingsgegevens verwerken om ons aanbod en onze dienstverlening in de toekomst te verbeteren en te optimaliseren.
Wij kunnen uw gegevens gebruiken om u (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwsbrieven of nieuwe producten of diensten aan te bieden waarvan wij denken dat die voor u interessant zijn evenals om u wenskaarten te sturen of u uit te nodigen voor events.
Daarnaast worden bijvoorbeeld de volgende doeleinden van gegevensverwerking nagestreefd om onze legitieme belangen te beschermen:
- Direct marketing om reeds bestaande klantenrelaties te versterken of om nieuwe klantenrelaties op te bouwen of om het benaderen van geïnteresseerde partijen;
- Verwerking en overdracht van gegevens als onderdeel van de implementatie en beveiliging van de Website en softwaresystemen.
Indien u voor ons als stagiair, werknemer, zelfstandig dienstverstrekker werkt
- Indien u voor ons bedrijf werkzaam bent, dan dienen wij in het kader van deze relatie heel wat persoonsgegevens van u te verwerken, zoals uw identiteits- en contactgegevens, gegevens vermeld op uw C .V, gezinssamenstelling, uw facturatie aan ons bedrijf, de prestaties die u registreert, gegevens om uw commissie te bepalen, gewerkte uren, verlet- en vakantiedagen, enzovoorts, dit met het oog op een correct verloop van de samenwerking.
Op welke grondslag verwerken wij uw persoonsgegevens?
- We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.
- Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:
- om ons gamma en onze diensten ten volle te kunnen aanbieden;
- om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; en/of
- voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van uw privacy.
- De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van volgende grondslagen:
- Waar u uw toestemming hebt gegeven, op basis van uw toestemming, waarbij u het recht hebt om deze toestemming op ieder moment in te trekken (zie verder);
- Op basis van de met ons gesloten overeenkomst;
- Onze gerechtvaardigde belangen en /op deze van andere betrokken partijen, waarbij u het recht hebt om bezwaar te maken (zie verder). Voorbeelden van dergelijke gerechtvaardigde belangen zijn o.a. bescherming van onszelf, en derden (bijv. tegen frauduleuze handelingen), het voldoen aan de wet, rechterlijk of administratief bevel, ons recht om te ondernemen, ons recht om vorderingen te stellen (bijv. bij inbreuken op de overeenkomst) en ons te verdedigen.
Delen van gegevens
- Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden en we geven ze niet door aan derden tenzij in volgende gevallen:
- Indien dit nodig is voor de uitoefening van onze activiteiten - Om het voeren van onze onderneming mogelijk te maken (zo bijvoorbeeld technische partners voor o.a. de ontwikkeling, onderhoud en beveiliging van de Website, commerciële partners voor marketing, financiële partners voor o.a. betalingen en boekhoudkundige verwerking edm.) Voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taken hebben zij toegang tot uw gegevens. Met deze partners sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarbij wij als verwerkingsverantwoordelijke worden aangeduid. In deze verwerkersovereenkomst worden bepalingen opgenomen waarmee uw persoonsgegevens worden beschermd;
- Indien er een wettelijke verplichting is. Zo bijvoorbeeld ingeval van fiscale controle;
- Indien er een gerechtvaardigd belang is voor ons bedrijf of een betrokken derde. We zullen uw persoonsgegevens enkel doorgeven indien uw belang of uw fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen en u zal daar ook steeds transparant over worden ingelicht (behoudens in geval van de wettelijke uitzonderingen). Zo kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld worden doorgegeven aan derden (zoals advocaten) op wie wij beroep doen voor gerechtelijke invordering (of andere (buiten)gerechtelijke procedures).
- Indien u ons daar toelating voor geeft; Indien wij in andere situaties persoonsgegevens aan derden zouden geven, dan gebeurt dit met een expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij uw uitdrukkelijke toestemming.
- Indien wij worden overgenomen; Wij kunnen uw gegevens delen met de overnemer van onze onderneming of een deel daarvan (ongeacht de wijze van overdracht, het weze door een asset of share deal, fusie, splitsing, overdracht van bedrijfstak, of anderszins) die het recht zal hebben deze gegevens te gebruiken overeenkomstig dit Privacybeleid.
- Voor zover persoonsgegevens buiten de Europese Unie worden verwerkt, zorgen wij er via contractuele of andere maatregelen voor dat die gegevens daar een passend beschermingsniveau genieten vergelijkbaar met de bescherming die zij in de Europese Unie zouden genieten, conform de Europese regelgeving.
hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen.
- Wij hanteren de volgende bewaringstermijnen van uw gegevens:
Gegevens van klanten en hun medewerkers |
10 jaar. |
Gegevens van medewerkers en stagiairs |
10 jaar, wettelijke termijn voor bijhouden van personeels- en loongegevens |
Gegevens van sollicitanten |
Maximaal 2 jaar na laatste contact |
Gegevens van prospecten |
Maximaal 5 jaar |
Gegevens van contactpersonen |
Maximaal 5 jaar na het laatste contact |
- Na het verstrijken van de bewaartermijn gaan wij over tot verwijdering van uw persoonsgegevens, tenzij en in de mate dat wij uw persoonsgegevens nodig hebben om:
- Aan contractuele verplichtingen te voldoen, of om onze rechten uit hoofde van met u gesloten overeenkomsten af te dwingen, dit voor een periode overeenstemmend met de verjaringstermijn voor deze verplichtingen respectievelijk rechten;
- Aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals het verplicht bijhouden van boekhoudgegevens, het in voorkomend geval identificeren van klanten in het kader van antiwitwasregelgeving, gedurende de duur die de wet hiervoor oplegt;
- Onze vorderingen en of verdediging te kunnen voeren in het kader van geschillen, dit gedurende de duur van deze geschillen, met inbegrip van de onderzoeksfase;
- Medewerking te verlenen in het kader van een lopend strafrechtelijk onderzoek, voor de duur van dit onderzoek;
- Om te voldoen aan een rechterlijk of administratief bevel gedurende de duur die hierop van toepassing is.
- De verwijdering van persoonsgegevens houdt in dat deze worden gewist of definitief geanonimiseerd.
hoe bewaren en beveiligen wij uw gegevens?
- De gegevens in onze database worden bewaard op beveiligde en afgesloten (back-up)servers, zowel intern als extern.
- Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Zij zijn gebonden door een intern privacyreglement dat bevat op welke wijze zij moeten omgaan met persoonsgegevens. De wijze waarop wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken wordt bijgehouden in een dataverwerkingsregister.
- Onze infrastructuur en informatiesystemen zijn uitgerust met de passende technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van uw gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie en toegangscontroles voor onze medewerkers. Onze hard- en software wordt voortdurend up-to-date gehouden. Hiervoor doen wij beroep op gespecialiseerde derden.
- Bij een onverhoopt gegevenslek met nadelige gevolgen voor uw persoonsgegevens, wordt u in de door de wet voorziene omstandigheden persoonlijk verwittigd.
- Wij raden u aan om zelf ook de nodige veiligheidsmaatregelen te nemen ter bescherming van uw persoonlijke gegevens, zoals het beveiligen van uw mailbox, firewalls op uw toestellen, paswoordbeheer e.d.m.
- Hoewel wij ons inspannen om onze systemen regelmatig te screenen op veiligheidsrisico’s kunnen wij de veiligheid van uw gegevens niet garanderen.
Welke rechten heeft u?
- U hebt het recht om op ieder ogenblik van ons te vernemen of wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:
- de verwerkingsdoeleinden;
- de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
- de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);
- indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
- het bestaan van uw privacy-rechten;
- het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
- de informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen; en
- het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.
- U heeft ook het recht om een uittreksel te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. Wij kunnen een redelijke vergoeding vragen om onze administratieve kosten te dekken voor ieder bijkomend uittreksel dat u vraagt.
- U hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten. In de lidmaatschapsvoorwaarden bent u hiertoe ook verplicht.
- U hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, uw persoonsgegevens te laten verwijderen:
- Uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins door ons verwerkt;
- U trekt uw eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar wij ons op kunnen beroepen voor de (verdere) verwerking;
- U maakt bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking;
- Uw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
- Uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
Houdt u er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de bewaring en verwerking ervan noodzakelijk is.
- U hebt het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:
- U betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;
- de verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van uw gegevens, verzoekt u om beperking van het gebruik ervan;
- wij hebben uw gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar wij hebben ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van uw gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;
- zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoekt u om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken;
- U hebt het recht om uw persoonsgegevens op te vragen en over te laten dragen. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. In alle andere gevallen kan u dus niet van dit recht genieten (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting). U kunt ons verzoeken om de betrokken persoonsgegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm.
- U hebt het recht om op grond van uw bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien de verwerking kadert in ons gerechtvaardigd belang of in kader van het algemeen belang. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens staken, tenzij wij dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan die van u óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een vordering bij een rechtbank).
- Wilt u geen enkele vorm van commerciële communicatie (zoals nieuwsbrieven, uitnodigingen voor evenementen) ontvangen? U hebt altijd het recht om uzelf, zonder dat u daarvoor een reden moet opgeven, te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor deze redenen. U neemt contact op met ons of u gebruikt de uitschrijfknop in onze uitnodigingen of (elektronische) nieuwsbrieven
HOE KUNT U UW RECHTEN UITOEFENEN?
- Om uw recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van persoonsgegevens te voorkomen, dienen wij uw identiteit te verifiëren. Bij twijfel of onduidelijkheid zullen wij u eerst nog om bijkomende informatie vragen (bij voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart).
- U kunt uw privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om (i) u een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen), of (ii) te weigeren gevolg te geven aan uw verzoek.
- Wij reageren zo snel mogelijk op uw verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn desnoods nog eens twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn stellen wij u hier binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis.
AANSPRAKELIJKHEID
- Indien wij uw gegevens rechtmatig aan een derde (andere dan een verwerker of subverwerker) hebben bezorgd, zijn wij niet aansprakelijk voor onrechtmatige verwerking of onrechtmatige gebruik door die derde. Wij zijn evenmin aansprakelijk indien derden uw gegevens onrechtmatig verwerken of gebruiken en wij de passende technische en organisatorische maatregelen heeft getroffen om dergelijke onrechtmatige verwerking of gebruik tegen te gaan.
Neem met ons contact op
- Voor meer informatie over dit privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen als volgt:
BONDIS BV
Cleydaellaan
2630 AARTSELAAR
Verantwoordelijke: dhr. Tom Haverhals
TEL: +32 (0)3 234 29 18
Klachten
- Voor klachten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / contact@apd-gba.be / www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Wij verzoeken u wel om eerst met ons in overleg te treden.
***
Your browser is out-of-date!
Update your browser to view this website correctly. Update my browser now